Update: Ablauf der Citavi-Campus-Lizenz: Kulanz erwirkt bis zum 31.03.2024 // Expiration of the Citavi campus licence: Goodwill obtained until March 31, 2024

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viele von Ihnen bekamen derzeit eine Nachricht über den Lizenzauslauf von Citavi zum 31.12.2023.
Hierzu einige Informationen zur Erläuterung des Sachverhaltes:
Nachdem wir seit August mehrfach erfolglos versucht haben, mit dem Anbieter in Kontakt zu treten, erhielt die UB am 30.11.2023 ein Angebot, das wir in der vorliegenden Form nicht annehmen können.
Wir sehen erhebliche datenschutzrechtliche Probleme: Ein neuer Vertrag soll nun mit einer uns unbekannten Firma geschlossen werden, die Nutzerdaten, anders als bisher, in den USA speichert und verarbeitet.
Deshalb haben wir die Stabsstelle Informationssicherheit und Datenschutz für eine Prüfung und Einschätzung eingeschaltet.

Heute (7.12.) konnten wir telefonisch eine mittlerweile in Citavi sichtbare Kulanzverlängerung bis zum 31.3.2024 erwirken. Die akute Situation ist damit deutlich entschärft, die Angelegenheit aber nicht geklärt.
Die Fragen des Datenschutzes können nun behandelt und in Abhängigkeit der Ergebnisse dann über eine Fortsetzung der Lizenz entschieden werden.
Wir wissen, dass Citavi für viele von Ihnen ein unverzichtbares Arbeitswerkzeug ist und sind uns bewusst, dass der Wegfall, sollte es so weit kommen, erhebliche Probleme für Sie bedeuten würde.
Trotz der Verlängerung bis zum 31.3.2024 sollten sich alle Nutzerinnen und Nutzer auf den Fall, dass die Lizenz nicht darüber hinaus fortgesetzt werden kann, vorbereiten, wofür wir Ihnen im Folgenden einige Hinweise geben.

Diverse Universitätsbibliotheken sind aufgrund ähnlicher Erfahrungen bereits aus Citavi ausgestiegen. Als Alternative bewährt sich die freie Software Zotero, die auch wir empfehlen, auch wenn sie nicht alle Funktionen gleichwertig ersetzen kann.
Um die eigene Literaturdatenbank sowie Dokumente und .pdf-Dateien nach Zotero umzuziehen, empfehlen wir einen dieser (inhaltsgleichen) Guides:

Wir bedauern sehr, dass es so kurz vor der Weihnachtszeit noch zu diesen Irritationen gekommen ist, hoffen aber auf Ihr Verständnis!
Auch wollen wir erneut betonen, dass es nie eine Absicht seitens der Hochschule oder der UB gab oder gibt, Citavi nicht mehr anzubieten, sondern dem allein die oben genannten, vor allem kurzfristig nicht auszuräumenden, Bedenken im Wege stehen.
Bei weiteren Fragen oder Anliegen zögern Sie bitte nicht, sich mit unserem Citavi-Support-Team (literaturverwaltung@ub.uni-siegen.de) in Verbindung zu setzen.

Many of you recently received a notification regarding the expiration of the Citavi license on December 31, 2023. Here is some information to explain the situation:

After multiple unsuccessful attempts to contact the provider since August, the UB received an offer on November 30, which we cannot accept in its current form.
We see significant data protection issues: A new contract is proposed with a company unfamiliar to us, which stores and processes user data in the USA, unlike before.
Therefore, we have engaged the Information Security and and Information Security department for examination and assessment.

Today (7.12.), we were able to negotiate a goodwill extension by phone until March 31, 2024, which should be visible in Citavi by now.
While the immediate situation is significantly defused, the matter is not resolved yet. Data protection concerns can now be addressed, a decision on continuing the license will depend on the results.

We understand that Citavi is an essential tool for many of you and are aware that its discontinuation, if it comes to that, would mean significant challenges for you.
Despite the extension until March 31, all users should prepare themselves for the case that the license may not be continued beyond that date. To assist you in this preparation, we provide some guidance below.

Several university libraries have opted out of Citavi due to similar experiences. As an alternative, Zotero, a free software, has proven effective, and we recommend it, even though it may not fully replace all functions. To migrate your literature database as well as documents and .pdf files to Zotero, we recommend one of these (mainly equivalent) guides:

We regret that these issues were arising so close to the holiday season but hope for your understanding. We also want to emphasize once again that there was never an intention on the part of the university or the UB to cease offering Citavi; but the concerns mentioned above, especially those, which could not be resolved on short notice, are the only obstacles.

If you have further questions or concerns, please do not hesitate to contact our Citavi support team (literaturverwaltung@ub.uni-siegen.de).

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